费用内控与网上报销系统

系统概述：

　　费用及成本控制是企业管理永恒的话题，我国众多企业一般都制定了相应的管理办法与流程，但在管理制度执行与贯彻的过程中，往往无法实现预期的管理目标。究其原因，主要是三个主要原因。
·审批形式落后，流程运转缓慢
　　企业决策层、业务部门领导、项目经理、财务管理人员、公司员工之间信息沟通少，多数采用经费支出的人工审批，信息交流效率低。一方面业务部门领导、项目经理无法及时获得准确的财务信息，无法准确掌握所负责部门或项目的经费支出的情况；另一方面企业决策层、财务管理人员缺少即时的预算与支出分析数据，不利于经费预算执行的监督和管理。
·预算核算口径不匹配，数据有效性较弱
　　经费预算与财务核算内容不完全统一，预算与核算的费用科目不一致，即业务部门领导、项目经理关注的是各种业务产生的费用支出管理；而财务部门的费用核算是以财务科目为基础的体系，财务核算后不能自动形成业务经费支出核算数据，造成部分财务核算针对实际业务经费开支明细核算不准确。
·财务业务两条线，未实现“体内循环”
　　经费管理全过程没有完全纳入手机软件开发财务管理体系，计划和过程在财务管理体外循环，不能做到预算、费用申请、费用报销、财务核算、业务经费核算自动化。
　　北科阳光公司针对上述管理难题，结合企业管理实践，自主研发了“费用内控与网上报销系统”。该系统采用财务内控管理理念，涵盖了预算管理、网上费用申请与报销、采购合同管理、资产管理、物资供应管理等几大部分。核心理念是实现预算管控、业务管控、财务管控一体化，围绕财务审批流程，从费用预算、费用事前申请、费用报销、费用借支、费用支付、票据管理、资金管理、采购管理、物资供应管理等环节，实现预算管理、费用成本管理、业务管理自动化，并完成费用成本监控等内控管理业务。
系统特点：
1、 业务驱动、而非事后统计
　　采用事前计划、事中控制、事后分析应用模型，即业务驱动模型，企业员工在办理业务及相关费用申请与报销申请的同时，自动实现费用管控与分析，而不是在费用发生后，人工输入费用支出报表，事后分析的模式。
2、 灵活设定预算科目

　　费用与成本内控的依据是部门或项目预算，由于各个部门或项目都具备不同的管理特点，所以他们的预算科目不是一致的。以销售部门与科研部门预算为例，可以看出巨大的差异性。所以我们就必须保证可灵活设定预算科目，确保系统的可适应性；
3、 灵活设定费用控制规则

　　灵活设定预算控制逻辑，即部门或项目的整体预算是否可以超出，各预算科目与子科目预算是否可以超出，超出比例或可超出绝对值金额是多少
4、 预算、核算自动映射

　　建立费用预算科目与财务科目之间建立自动逻辑映射关系，即可以从财务科目中的经费使用分析中自动关联到业务费用使用情况，反之亦然。

5、 高效的间接费用分摊
正确归集直接费用和间接费用，直接经费例如差旅、会议等费用在申请与报销时即实现费用支出登记；间接费用例如办公用品领用等，这些物资的成本费用是在领用后，再分摊到部门或项目中的。
6、 灵活的工作流审批

　　费用审批工作流程是多样化的。企业可以根据业务自定制审批工作流，同时可以实现条件路由，比如购买设备<2万的项目负责人审核就可以了，购买设备>2万的需要项目负责人、管理部门、领导联合审批。
7、 多角度的费用成本分析

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