标准文档管理系统

文档管理

功能介绍 
一、概述：
        标准文档管理系统充分贯彻ISO质量体系的管理思想，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各文档的产生、管理文档的存取访问、控制文档的分发、监控文档的流转过程。
         文档管理系统的功能具体包括：文件类别、文件保密、文件编制、文件审批、文件查阅、历史版本等功能模块。系统真正实现了文件编制、审核和查阅等一体化管理。根据企业具体情况进行各类型文件的设置归类，系统支持类别的多级细分。系统对文件的管理进行了权限的设置，从而使企业可以根据文件的保密程度进行保密控制处理。具有高度的安全保密制作软件

性。系统提供了方便、强大的文件查阅功能，用户可进行模拟查询、多条件交互查询等。具体查询条件包括：文件名称、日期、类别、文号、来源、关键字等。系统提供了文件作废功能处理，方便用户进行必要的文件报废处理。系统对文件历史版本进行了统一管理，以便对文件的升级和更新过程进行追溯。 提供各种系统功能的打印、预览、新增、编辑、删除等操作功能，以满足文件处理的需要。
二、产品特点：
        1、网上运行，实现资源共享,节省投入资金，更新、维护方便
        2、涵盖了企业标准化部门大部分的日常工作
        3、符合企业实际需求的功能流程，方便的操作流程
        4、方便的导入导出功能
        5、良好的客户化设计
三、各功能模块简单介绍：
        系统主要完成三大功能，数据输入、数据整理和维护、数据信息输出功能，整个系统中数据输入接口是灵活的，用户可以通过域的映射关系完成数据输入， 数据信息的输出和中软融鑫OA 系统做了集成，由OA 系统的公告管理员来完成发布，避免重复建设。
        1、数据输入：在OA 系统中通过标准审批流程对各种文档以及修订单进行审批， 审批完成以后，把标准化文档输入到标准化文档数据库中。输入的元素通过标准流程审批数据库的动态定制表单来确定，同时把正文、附件以TDS 标准化文档样式输入到标准化文档管理系统。
        2、数据整理和维护：标准化文档管理系统中完成对从OA 系统中输入的文档或管理员直接录入的文档的整理、查询和维护，五类标准文档（国家标准、企业标准、法律法规、目录和文档类清单）的区分根据动态分配子表单样式来完成，目录类清单根据用户提供的显示样式用表单（指定视图）根据目录清单样式显示，标准化文档的分类和种类在标准文档管理系统中来维护，岗位的管理和维护在OA 的系统管理中有OA 系统管理员统一维护管理。
        3、信息输出：在OA 系统中完成对标准文档新增或修订信息的发布。 

 

四、应用价值：
        符合ISO标准：实现ISO9000体系的文档管理流程。
        转变文档管理模式：实现标准文档处理从拟稿、审核、签发到归档和送标准文档管理系统等全过程的自动化，简化手工流程处理过程，向无纸办公迈进。
        规范文档管理权限：对各类标准文档进行归档整理、按照用户的岗位、文档密级和部门的组合条件来判断当前用户对文档的访问权限，管理员可以完成对相关文档的连接和标准文档对应修订单的引入等功能；提供允许普通用户登陆的功能和留言板功能。
        加强协调沟通能力：提高协同与协调工作能力，各种信息资料均以预定的路线传递，并及时提醒用户，使标准文档的审批流程能准确、顺利地进行。