科研文档管理系统

文档管理

系统概述：

　　企事业单位都有大量的商务文件和不断增长的电子表格需要处理，例如技术类文档、管理类文档、合同类文档、公文等，部分企业采用人工管理的模式对文件进行整理、分类、传阅、归档，在这种管理模式下，存在如下问题：

文档分散保存，造成丢失风险，文件共享效率低     海量的文件造成文件分类、查找和保存困难     文档的访问权限不容易控制，机密文档有安全隐患     大量的重复劳动，工作效率低     文件版本缺乏控制 

当前，企事业单位员工需要能够即时方便地访问各类文件，文档管理员也需要合适沈阳软件定制

的软件工具，帮助他可方便的对文档实现总体管控。北科阳光公司针对上述管理难题，结合企业管理实践，自主研发了“文档管理系统”。该系统可帮助企事业单位高效控制内部文件的共享,加速企业信息流转速度与信息查询速度，保障企业文件的安全存储，降低IT管理应用成本与档案保管成本。
　　北科阳光文档管理系统是以开放的B/S技术为核心的文件处理集成系统，支持在移动办公环境下的文档收集、审核、检索、浏览、统计等功能，并采用严格的权限控制，保证了文档的安全共享；同时提供了版本控制功能，可方便的追溯文档的形成过程。
功能介绍：
1、多级文件柜树 
　　系统支持多级文件柜树定义。可按部门、项目定义文件夹，并可指定各类文件夹的负责人，该负责人可授权文件夹内文件的访问权限。

2、文档的收集与审核 
　　企业员工可在授权范围内向指定的文件夹上传文档，支持各类格式文档上传，上传文档通过网上审核生效后，方可归集到系统中。

3、文档的检索与浏览 
　　系统提供快速检索与高级检索两类功能。快速检索提供按信息标题名称检索方式，高级检索还可以按作者、关键词、日期等信息进行组合检索。用户可查看检索后的摘要信息，仅授权用户能下载信息。
　　该子系统的界面与如下界面类似：

4、文档的版本管理功能 
　　系统拥有文件的历史版本功能,支持文件当前版本的更新与版本更换,系统支持对历史版本进行打开、下载、删除等操作。

5、文档的统计功能
　　系统提供统计功能，可对任一目录、任一员工实现如下统计：
（1）上传操作次数分析
　　可针对人员、部门、项目组统计，例如可实现某人在某段时间内对某个部门文件夹或项目文件夹上传文件的次数。
（2）文件夹内文件数量统计
　　可统计在某段时间内，该文件夹内更新文件数量

6、完备的安全控制
　　安全管理包括用户管理、权限管理、下载日志监控等功能。管理员可根据实际情况自定义文件夹及文件的共享权限，系统自动记录用户对文件夹及文件的操作记录，保障文件的安全性。
7、自动提醒系统
　　自动提醒功能将每日全部上传文件日志以列表形式发送系统管理员邮箱，将各部门、各项目上传文件日志以列表形式发送到部门负责人、项目负责人邮箱。