固定资产管理系统

5、友好的用户界面、 简便易学

    采用了Windows界面的风格及与Windows98相一致的标准按钮，方便用户的使用，并大量地运Windows中目录树的风格，使用户对部门上下级归属关系，资产大类和内容关系一目了然。大量的功能提示使用户可以顺利地按要求一步一步完成相应的工作，合理地菜单布置能使用户可以方便地找出自己想要进行的操作。大量的综合数据都以报表和图形的形式出现，能让用户更易于理解和接受。对于从事固定资产管理的人员只须掌握基本的计算机使用知识并且仔细阅读操作说明书就可以在短期内掌握该系统的一般操作。

用户实例：

    交通银行在使用固定资产管理系统之前，全系统包括总行、86个分行以及上千个支行、上万个储蓄所的固定资产主要靠手工记帐管理。工作强度大、事务烦琐、信息查询不便、管理分散，给内控管理带来了许多不便。以下是使用固定资产管理系统前后的具体情况比较。

1、登记和盘点工作

    总务部门根据上级的固定资产购买审批单购入固定资产，对于每一件固定资产都要登记卡片帐，写明固定资产的编号、价值、领用部门等相当详细的内容，然后根据卡片帐登记保管帐，并在每一件固定资产上贴上统一的编号，以方便核查，每个月末要对固定资产进行折旧工作，需要对帐本进行折旧登记。这种工作重复性大，帐本卡片数量巨大，在具体工作中往往会发生差错，并且耗费时间长，要占用工作人员大量的时间。所需编制的报表多，对每个部门要编制固定资产记录表，各种计算公式各不相同，一般编制一张报表要从帐本中提取数据，进行汇总、计算、填制、核对往往要花上一天或更多的时间而且在准确性上也不能得到保证，这是一直是总务部门的一大难题。

    以交通银行为例，每年年末每个分行对下属的支行、分理处、储蓄所进行清查资产要派20-30个人组成的工作组去盘点，面对几万件的固定资产往往要花上几个月的时间才能基本盘点清楚。总行也对分行进行资产核查，一般只能采取抽查的方式，由于抽查的范围比较狭窄，获得的数据可靠性不强，因此根本不能全面、正确地反映各分、支行的实际资产拥有情况，盘点工作不能起到应有的控制效果。资产发生短缺、损失的情况根本无法查觉，得到的数据反映的信息量相当有限，只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值，但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取，更不用说获得综合的统计分析资料。

    使用该系统以后，实现了全行固定资产的统一管理，总行可以实时掌握全行固定资产使用情况，各分、支行购入每一件资产以后都必须及时登记，并打印条码。这时总行或该分支行的上级行可以在计算机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到一个或多个分支行以至全部分支行的资产购入。

    每年总行对分支行、上级行对下级行盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能，可方便地了解到下属银行固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。例如，查询某银行固定资产年度变化不但可以掌握资产增长总额与百分比，还可以细化到一类资产、一种资产的变化情况，这些工作在手工方式下进行往往要多人花费数周时间，经过繁重地计算工作才能获取所需的信息。对于任何一件资产，总行可以查询出它的全部情况，包括购入时间、价值、折旧后价值、使用银行、使用部门、保管人、资产全部转移情况等所有相关信息，在起到加强监督、明确责任方面起到了巨大的作用。

2、固定资产折旧

    固定资产的价值是每月计提，作为当期费用支出，因此每月未对固定资产要进行折旧计算，从工作难度上来看并不是很难，问题存在于固定资产数量庞大，每一件资产都有相应的卡片，任何一个分支行的固定资产至少有几万张资产卡片，并且不同资产使用年限不同，折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中，往往要登记厚厚几叠帐本和卡片，工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错，导致相关报表反映的信息失真。

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