金慧图文档及知识管理系统

图文档及知识管理系统， 主要为设计院、研究所等相关行业研发的一套专业的图文档案管理系统，该系统利用先进的档案管理技术 和IT技术实现对设 计资料、图文资料、标准规范以及图书期刊的分类、归档（自动和手动）、查询和检索（多种查询检索方式）、借阅归还、统计等管理功能。

金慧图文档产品主要为各公司解决以下核心问题

图文档管理员归档工作量大的问题

图文档库中的档案类型繁多，每一种档案类型对应的电子档案、纸质档案数量更 是庞大。图档人员若需要手工对这些档案进行逐条录入归档，需要占用大量的工作时间。

日常管理无方向的问题

解决线下浏览、借阅、下载申请凌乱，以及日常管理中鉴定销毁、各种数据统计无头绪的问题。

资料集中管理的问题

企业的大量知识，分散保存在个人电脑内，甚至个人的头脑中，公 司资料凌乱存放，需要时却找不到， 找到又发现版本不统一，不知道以哪个为准。

资料集中共享的问题

技术团队没有积累，不断重复，做“ 发明车轮” 工作，造成企业成本增加，或者机密技术文件，因为传播不善，造成泄密。

市场部门做一份公司宣传册，到处找不到公司历史或者现场活动的图片。销售部同事撰写标书文件，没有基础可以参照， 从头一字一句的写， 完成后发现体系却不符合要求。

资料复用传递的问题

关键员工离职，因为没有详细的知识备份，或者把相关资料带走，公司业务、文档、重要数据，客户资源深受 影响，“ 骨干” 离职后，损失往往难以弥补。新员工入职，一时间无从下手，不知道阅读学习哪些内容，很难熟悉公司进入状态。

公司跨地域管理， 组织中的各个部门、办事处或子公司在地理上分散，导致信息共享困难，协同办公效率低下，总部已经发布的产品手册，分公司还迟迟没有获取。

工作繁忙，人力资源部门难以组织成段时间培训、建立学习型组织。

长期以来，执行师傅带徒弟的培养方式“ 传帮带”，推广范围小，容易形成帮派，各部门均有专家成员，但业务经验无法公开的共享。

产品特点

符合档案管理标准

金慧图文档产品严格遵循国家制定的档案标准和有关档案工作的行业标准、规章制度以及传统的档案管理模式。

多种归档方式，确保资源全面入库

金慧图文档产品支持两种收集归档方式：自动归档（通过智能流程实现）和手工归 档（档案管理员手工实现）。自动归档的来源可以是综合办公、人力资源、项目管理等。

界面更加美观、操作更加便捷

金慧图文档产品经过更新、迭代，不断地在界面美观性以及操作易用性上进行改革与 创新，不断贴合档案人员的操作习惯，真正使得档案人员能够通过我们的产品，进行准确、高效、愉快地工作。

强大的查询检索能力

支持多条件的复杂查询以及全文检索的功能，系统可以根据对查询条件以及关键字的搜索，快速定位相关文档。同时支持在线浏览功能。

较强的系统集成性

图文档系统中的归档数据可来源于其他业务系统，同时图文档中已归档的数据是其他业务系统知识信息的来源，其他业务系统也需要从图文档 系统中读取数据。金慧图文档系统预留多种内外部接口，使得与其他业务系统的集成变得更加容易。

应用价值

提高效率，降低成本

图文档系统给档案管理员带来最明显的价值就是提高了档案管理的工作效率，降低了档案管理部门的工作强度，这也是最直观的。

在过去手工管理时，企业档案管理部门所从事的所有工作，包括档案收集、验收、整编、档案日常管理等较为具体琐碎的工作，都必须通过手工操作来完成，工作效率较低且比较容易出问题。信息系统的介入，就会减少手工作业产生 的录入、统计、查询等方面的繁杂的计算工作，从而缩短了工作时间，提高了运作效率，降低了企业的人力成本。

便于知识共享与复用

图文档系统给企业其他员工带来最明显的价值就是为他们提供了一个企业 资料信息、知识信息共享的平台。企业员工可以随时、随地方便地查找自己所需要的相关资料信息。

促进形成企业自己的知识库体系

档案管理员以及其他相关人员可以对企业已归档的数据加以分析、整理、编研，从而形成企业自己的知识库体系，将成果更好的进行传播和利用。

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