东山协同合同管理平台

业务功能简介

一、合同全生命周期管理

1.合同起草管理

合同草案按合同格式是否固定划分为固定格式合同起草和非固定格式合同起草。通过合同模板的运用，尽量避免因起草人文字表述模糊导致的合同风险；条款审查主要审查模板填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可，提高了合同起草和审查效率。

2.合同台帐管理

合同台帐管理是本系统的主线，全面贯穿系统中的所有功能模块。支持范本创建合同、框架合同、项目材料（设备）采购合同、工程合同等多类别合同综合信息管理。

3.合同执行监控

履约计划管理，如收货、验收、付款等关键节点预警，履约记录管理，管理合同履行过程中的到货进度、安装进度、到货证书、验收证书、付款凭证、付款进度、结算结果等信息，另通过计划与执行情况对比实时监督和工作协调。

4.合同变更管理

兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。省却了人工管理合同时历史资料保管查找麻烦之苦。

5.合同评价管理

合同按照约定履约完成后，对合同的执行进行总体评估，总结经验教训，增强合同管理中的抗风险能力。

二、合同业务管理

1.签约方管理

签约方管理详细记录签约方的基本情况以及相应资质或信誉证明等资料，为合同审批、费用结算提供参考。根据供应商或合作单位的资质信息，以及历史交易记录，用于信用查询和评估。

2.文档管理

合同相关资料的归档，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或未存档导致的合同风险。

3.商品管理

采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。

4.项目合同管理

在实际操作中，业务往往以项目的模式存在，在一个项目中会涉及到很多份合同的管理。以这些合同为主线又会牵扯到经费分配、商务联系、合同商品等诸多方面的管理。东山合同管理系统也相应的提供了这方面的管理功能。 在系统中每多份合同都可以从属于同一个项目。项目下的每一份合同都可以进行全生命周期的管理。使用项目管理还可以超越单一合同的管理，站在项目的角度统计分析相关合同信息。例如项目中有几个付款合同、几个收款合同、项目整体的的收款付款情况。这些情况都可以使用系统提供的统计汇总功能快速的得到。能够极大的减少人力的统计工作，提高工作效率。

应用范围

项目合同管理（工程合同管理）

以项目为核心，将合同的基本情况、资金使用情况、执行进度、合同变更、合同附件文档等信息以及相关合同之间的关系都通过项目的方式贯穿起来，进行全局管理。有效控制合同执行过程，使项目合同管理做到集中管理、分级负责、协同工作、数据共享、及时反馈。并通过预算与计划、计划与实际，整合项目及公司的资金，提升资金的运作效率，保证资金合理使用，有效降低经营风险、减少成本。 建设一个融合管理体系、组织结构、矩阵式管理、业务处理、企业战略的高度智能和整合化的协同项目管理系统，加快业务信息的流转，把信息的录入、协同、审签、归档全面电子化，大幅度超越纸质的、电子的文档、单据管理的效率，保证领导获取信息的及时性；可以将以往分散在各个部门的信息集成在一起，避免领导掌握的信息不全；利用项目管理的业务信息，根据公司管理的特点以及领导的要求，可以将业务信息进行汇总统计分析，形成特定的报表或图表，方便领导直观的看到当前的态势和可能的趋势，为决策提供辅助参考，塑造企业和项目的核心竞争力？ 。

采购合同管理

帮助企业采购部门进行供应商的营业项目、联系方式、信誉等级等信息进行管理，便于后期对与供应商的合作情况进行查询和统计；帮助企业采购部门进行采购商品来源、价格、数量等信息进行管理，方便随时调阅商品的历史采购情况记录；帮助企业进行所有采购合同的执行进度和结款额度的管理和控制；帮助企业对采购合同的文稿、合同附件、合同商品、审批记录、合同变更、发票开具等相关内容进行管理和统计。

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