电子公文交换系统

1.概述
通过传统的邮寄、传真方式传递公文、资料,不但增加了政府工作人员的劳动强度,效率低下,不能处理快速变化的信息,而且容易出错,安全堪忧。建立在计算机技术、网络技术、通信技术基础上的电子公文交换系统快速传递信息,打破时设计软件空界限,不易受外界物理环境的影响。 电子公文交换系统使政府各级单位安全、有秩序地互联共享,实现电子公文跨不同组织的收、发、流转等功能,并以标准接口自动收集不同办公系统对该电子公文的处理状态(包括发送到达的环节,某部门处理完毕后的批示意见,发送到某部门的催办、督办信息等)。

2.系统功能

收文管理：负责从交换中心接收来自其它单位发送过来的公文,然后可以对接收的公文进行处理操作,公文处理主要包括签收、回执、拒收等操作。

发文管理：包括公文的起草、正文盖章签名、公文的发送、查阅发文处理状态(是否送达对方)等功能。正文采用数字签名、电子印章技术,保证正文的合法性、不可抵赖性。

短信催办：短信催办包括两个部分：一是发送单位的收发员发文后,看到接收单位还没有及时处理,可以通过手工方式发送短信进行催办；二是系统能自动检测公文的接收时限或办理时限,如果接收单位在规定的时间还没有办理,自动发送短信催办。

公文查询：对本单位已发送、接收的公文进行查询,提供单项查询和组合查询方式,对查询后的公文能跟踪以前处理的状况,查看相关的回执情况。

通讯薄：提供分组功能,对交换的单位进行管理。

交换服务：负责从信息交换平台的公文队列获取消息,对消息进行解析,提取数字签名(作为不可抵赖的依据),把数字签名和交换记录保存到信息资源库,同时交换服务能定时检测公文的处理状态。

监控服务：包括在线用户监控、交换过程、操作日志、登录日志、错误日志、意外处理日志的监控。

统计分析：对公文交换的记录进行统计分析,统计后的结果可通过柱状图、走势图、饼图等图表方式显示。

3.系统优势 

1.采用CEB版式文件格式,实现文档一体化处理流程；

2.可集成电子公章、手写签批、二维条码、OA等,解决方案成熟和完整； 

3.CEB版式遵循国际相关标准,已被国家有关部门指定为电子公文格式的参照标准； 

4.在中央及全国五十多个省级单位、部委、大企业得到成功应用；

4.系统特点 

1.标准规范性：系统采用 XML 来遵循公文标准,系统设计遵循《基于 XML 的电子公文格式规范》的相关文件规定制定其规范,符合电子公文交换的国家标准。 

2.操作易用性：系统采用 B/S 模式,客户端采用浏览器操作,操作简便,整个系统的界面友好,功能设计符合一般用户的操作习惯,用户无需花费太多学习时间即可掌握。

3.及时性：系统支持三种消息提醒方式,可以通过系统消息、电子邮件、短消息进行提醒,对于公文到达、接收回执等需要即时通知都能按照用户定制的方式自动提醒。

4.可扩展性：通过定义符合标准的扩展规范接口、数据结构、传输接口、传输方式、扩展步骤、配置信息等,使系统能够方便地进行扩展和二次开发,迅速与其他系统进行连接,以便适应将来扩展的需要。

5.可定制性：系统由于采用 XML 技术,系统的各个元素,包括界面风格、表单内容、视图内容都可以进行定制。

6.技术先进性：系统采用先进的 XML 技术来支持公文标准和定义系统的配置等,结合 J2EE 和 XML 技术,实现了 MVC 结构的开发模式,可以实现跨平台、支持二次开发。