智能会议室管理系统（C-MRM）

2007年，我们的老客户欧莱雅（中国）提出，他们有近30个会议室，高峰时一天有近百个各类业务会议召开，传统的前台电话预定会议室模式，管理起来异常混杂。上海秀群（CHERISH）便给量身定做了软件与硬件相结合的在线会议室预定系统，使得会议室预定井然有序。

随后2年多，该系统又在6家客户成功实施，并初步形成了标准产品—秀群智能会议室管理系统（C-MRM）

具体方案如下： 

1、C-MRM概述

一个集团公司/单位，如果有十个以上的会议室，并且平均每天要召开数个、甚至几十个会议，那么会议室的便捷申请、合理安排、高效使用，变得非常重要，也对提升管理效能提出了一定的要求。
　　秀群智能会议室管理系统（C-MRM）不仅可以便捷解决这些问题，更可大大提升企业的品质与形象，使会议室管理进入智能时代。简要功能概述：
1)网上查询、预定、审批：方便快捷，无论何时何地都可轻松实现。
2)自动通知：在线预定或取消，通过邮件或内部系统自动通知相关人员。
3)图表显示：会议室的空闲/被预定时段一目了然，对会议室资源了如指掌，远离冲突。
4)智能的系统接口：可与客户现有的办公管理系统、门禁系统或其它信息系统进行无缝地结合，使企业的信息资源得到统一、充分的共享与使用。
5)独立发布各类信息：每个会议室门口的液晶屏，不仅独立显示本会议室会议信息，更可独立、自由发布企业其他资讯，支持文字、图片和视频等各种文本格式。
6)会务服务管理：支持会前设备、服务预定以及会议进程中的服务呼叫等个性功能。
2、C-MRM预订系统
　　会议室预订系统采用B/S架构，通过浏览器进行操作；会议室预订系统即可以是一个独立运行的管理系统，又可以嵌入到公司原有的OA系统中作为一个模块。
　　实现的功能为:维护会议室资源、查询会议室预定信息、会议室预定/取消、会议室预定审批和会议室使用情况统计。

1）会议室预订申请
　　首先，在申请预订会议室时，可以通过多种组合条件（如会议室大小、所在位置、会议室资源等）筛选来精确定位目标会议室并查看会议室的预定情况。系统采用表格和色块来表示当前会议室的预订情况。点击已预订的色块，可查看预订人、预订时间、会议主题等信息; 点击某个未预订色块，可直接进入该时段的申请预订页面。可查询本人的申请历史信息，包括申请的状态、流程等对自己提交的申请，可进行撤销、修改操作。会议室预订既支持某个时间点的预订，又支持将一段时期内所有某个特定时间点的都预订。
2）会议室审批
　　本系统如果集成在当前的协同办公系统中，具体方式与目前的协同审批完全相同；如果是独立于协同办公系统的，则支持二级审批。预订申请提交后，系统将自动匹配该会议室所对应的审批级别并建立申请流程，流程审批完成后，系统将认定该申请已成功。
会议管理员可以查看到会议室预订申请待审核列表，可修改该会议申请里的内容，如果不允许通过，则填写审核意见，点击“会议退回”；允许通过，  则直接点击“发布会议”，发布后该会议进入已审核状态，如下图：
3）会议室信息维护
　　维护各种会议资源和会议类型，定义会议审批流程。维护经常列席会议的外部单位/人员。  会议资源可以在预订会议室时进行申请，例如席卡、矿泉水。审批流程与会议类型相对应，用户预订的会议提交后，系统可根据会议类型自动发起相应。
4）会议邮件通知
　　如果系统为独立运行的方式，系统会集成Outlook的邮件功能，采用邮件通知（预定、修改、取消的系统动作都将以邮件的方式通知相关人员）。
如果系统集成在协同办公系统中，将采用信息通知的方式。系统根据会议开始时间和设定的提前提醒时间，进行提醒该会议参与人员。
5）会议服务呼叫
　　为了保证会议顺利圆满的召开，以及提高与会人员的满意度，系统可以采集和显示当前会议状态，并可以开放相关功能模块给后勤服务人员，使服务人员能及时响应会议的各种服务性需求。目前可以提供的会议状态有：安静、茶水服务、设备服务、清扫中。 
6）查看和处理会议相关事项
　　会议室申请预订时可以指定会议记录人作会议纪要并发送给所有与会人员，可以与门禁系统相连使系统自动记录和显示会议签到情况。

 1/2    1 2 下一页 尾页