德雅文档管理系统

文档管理

  文档管理简介  
  
HOLA能够实现组织知识资产的有效管理。 
 加快员工获取企业知识的速度；
 
 促进企业级的协同工作及信息共享； 
 通过文档版本控制及访问安全策略保护知识资产； 
 提高员工的工作效率及整体运营效率； 
 提高企业决策准确性、增强企业实施能力。

  
为什么需要文档管理？ 
随着公司不断发展，公司在制定文档并使用文档时面对越来越多的挑战。您的企业是否有以下的经历？ 
 您的员工花费很多宝贵的时间查询以前使用或制定过的文档。  
  错误版本的使用为您的企业带来过严重损失。签了错误版本的合同？印刷了旧版本的企业宣传册？  
 您的业务员给客户发送过未经审批的文档。  
 您的员工在跳槽到竞争公司前格式化他们的计算机并带走机密文档。  
 您的员工花费时间重复起草其他员工已经制定过的提案？  
  您的电子邮箱里都是他人发送给您的不同版本的演示文稿、方案建议书、预算？  
  您的法律部门或者管理部门是否抱怨过文档审计跟踪欠缺或对敏感文档保存方式的担忧。 
  您的公司对信息的安全共享以及协同工作的要求随着人员的增多、项目数量及复杂性的增大，困难及风险也随之加大。

  
HOLA– 管理、保护并分享您的知识资产 
HOLA是一套基于网络的企业文档管理及知识管理的软件，帮助企业全面提升团队工作效率，降低成本，实现更准确的决策，更高效的管理。HOLA协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期：从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用，实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理。 
 
  HO沈阳小程序制作

LA 功能列表 
 
组织文档结构
  
 支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。 
  支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。

  
批量上传、下载
  
  支持文档的批量上传、下载，可以一次性上传或下载多个文件夹、子文件夹及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。

  
文档安全设置 
  
  全面支持内容访问权限设置。支持角色/用户组的权限设置。  
  支持非专业人员的管理员权限，避免过多的高级权限赋予IT人员。 
  支持多工作区模式，对使用者的操作范围进行隔离。

  
文档的索引及检索
  
  支持档案柜、文件夹、文档的属性查询, 按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索。 
  支持文档内容的全文检索。

  
文档类别
  
  HOLA可以使每个文档归属于某一文档类别。用户可以为每个文档类型设计索引卡片。可以为文档填写索引卡片，来为文档定义更多的属性信息。在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。

  
智能文件夹
  
  系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。 
  同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。

  
文档订阅
  
  当被使用者订阅的文档发生变化的时候，系统自动发送通知邮件进行告知。

  
版本控制 
  对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。  
  一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。 

  
内容URL（CURL）– 虚拟文档链接
  
  独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。 

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