智能图档管理系统

档案管理

一． 概述
　　对于勘察设计行业来说，图档数据是最终的生产成品，也是整个单位知识产权、技术积累的载体。保留最终的图档数据既是国家法律法规的要求，也是提高工作效率、更好地提高自身服务水平和质量的有效手段。
　　一般来说，图档数据包含勘查设计的图纸、报告、计算书、现场资料等内容，电子数据的格式包含DWG/DXF等CAD数据、DOC/XLS/PDF等办公文档数据、TIFF/JPEG等图像数据，可能还有AVI/MPG等多媒体数据。这类数据普遍具有格式复杂、存储量大的特点，给日常管理带来了比较大的难度。

二． 现状
　　通过近几年的信息化推广和建设，不少勘察设计单位已经开始重视电子图档数据的收集、整理和重复使用，一般采用的方式包括：
1． 磁盘文件系统
　　数据集中存放在文件服务器中，通过操作系统的资源浏览器或者FTP方式上传下载数据；一般按照项目和专业组织图文档数据；一般通过操作系统的权限来管理操作权限。
2． 图档管理软件系统
　　数据由设计人员通过系统的客户端提交和组织，按照项目和专业组织图文档数据，存放在数据库系统中；通过客户端进行查询检索、上传下载等操作。
以上两种方式都存在如下的不足：
1． 需要大量人工干涉；
无论是在磁盘上提交还是通过软件客户端提交，都需要使用人员找到正确的位置，填写提交相关的信息，才能够顺利地进行；一旦出错，有需要历经更复杂的修改过程。
2． 无法控制版本；
电子文件的得到需要设计人员主动发生，一旦版本发生修改等情况后，如果设计人员没有及时提交，电子存档的版本与最终的真实提交版本就会出现差异。
3． 操作性不佳；
数据组织不够灵活，基本都是按照项目、专业来组织数据；操作人员需要通过复杂的检索条件组合才能够得到最终数据。
4． 权限控制松散；
磁盘文件系统方式管理数据只能依赖于操作系统的权限控制，如果没有强力的域管理机制，权限很难得到保证。

三． 特点
 

智能图档管理系统充分考虑了中小型勘查设计单位的现实状况，结合信息中心的一般职能和工作，具有以下几个特点：
 

1． 智能性
　　部署智能图档管理系统仅仅需要在客户端安装一个打印驱动和客户端程序；客户端的使用人员不需要学习使用，仅仅需要在AutoCAD、Word等应用软件中打印文档或者通过资源管理器右键菜单添加即可；系统通过对打印的电子文件图签内容、文件属性的分析，自动提取项目编号、项目名称等等信息，同时进行打印管理和存档管理，以达到减轻使用人员负担、保持最终版本一致性的效果。

 

2． 易用性
智能图档管理系统可以根据用户的使用习惯，按照项目、专业、时间、部门、人员、专题等多种形式组织系统内的数据，有效地减少检索查询的使用次数，方便用户最快地找到数据。同时，智能图档管理系统也支持全文检索，让最终用户定位到需要的数据。

3． 安全性
智能图档管理系统根据用户不同情况，可以选择性的采用磁盘文件和数据库两种方式存放数据。系统的权限方式可以和操作系统权限相结合（用户信息和操作系统中用户相互沈阳软件开发

更新），但不仅仅局限于操作系统权限。数据存储采用国际公认的RAS（非对称加密）128位，在保证安全性的同时兼顾了通用性。