美络智能数字档案管理系统

档案管理 1. 背景

 

       根据“十二五”国务院对档案工作的目标、以及国资委对企业档案管理的要求、国家对企业从事重大工程项目建设过程中的资料及竣工验收时档案的要求，建立符合国家相关规定、标准且又能满足企业实际需求的文档管理系统是非常迫切的。同时，企业中电子文件越积越多、文档格式繁多、查找利用效率低、知识分享困难、档案容易损坏丢失等，再者，目前大部分企业均属于知识密集型企业，其经验和知识积累尤为重要，但是目前企业缺乏有效的技术手段对其进行收集、整理、开发使用，已经严重制约了企业运作的效率的进一步提升。
       为了解决企业目前档案管理的困境，美络科技总结了十多年来办公自动化的经验，为此有选择性的收购了两家专业的档案管理软件供应商，费时3年研发，同时受到国家档案局相关专家及领导和多家企业客户的鼎立支持，终于推出了自主研发的基于云平台的智能数字档案管理系统。

2. 目标

        企业档案信息化建设是适应档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要，是以专业管理软件为核心，对档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现档案信息的资源共享；档案网络化系统，它是一种互动的，提供分散于不同部门或地区的档案信息资源的有效利用管理平台。数字化档案室可以做到档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化，最终实现档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式，从而全面提升的档案工作的管理水平。
本产品的最终目标是为企业档案管理部门建设一个统一的档案管理平台，实现档案存储数字化、档案管理自动化标准化、档案利用网络服务化。将利用档案管理软件建立基于电子文件的管理系统，将企业分散在各个部门的文档集中化管理。
 一方面是为企业用户及相关有需求单位提供方便的查询、利用方式；
 另一方面是为了保护档案数据，防止各种原因导致的实体档案损毁而造成的档案数据的遗失。

3. 系统架构

 

 
       其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用&rdquoapp开发

;三个部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。
系统强大的定制功能使得美络智能数字档案管理系统可以满足企业由上到下不同行业、不同规模的单位的不同应用。并且由于设计的灵活性，美络智能数字档案管理系统可以让用户自己量身定制，使其更加符合企业档案管理的需求。
总之，美络智能数字档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA、 PDM、 MIS、ERP等系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。

4. 系统特点
 

 分散采集数据，随办随归；  数据、操作分离且分层分级的权限系统；  全能统一的正文阅览格式（无需安装各种文件浏览工具，即可以针对word、excel、ppt、pdf等格式进行阅读）；  严密的防扩散控制系统（防止无权限的打印、下载等操作）；  自动鉴定整理系统；  自动立卷功能；  全面多维度的报表系统；  主动的主题推送功能；  精确迅速的全文检索系统；  方便快捷的申请利用系统（申请权限、续借、催还）；  智能的数据提醒功能（到期、销毁）；  文件的批量上传，批量打印；  支持档案信息的二维条码显示；  灵活定制 （档案类型定制，表单定制，列表定制）；  档案门户，把被动利用档案变为主动。

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