敏捷文件外发管理系统

文档管理

一、概述

信息时代，企业之间的竞争归根结底是技术实力的竞争，核心资料的保护就成了企业知识产权保护的重要工作。企业内部往往使用图文档加密软件等措施来防止企业内部员工泄密的情况发生，但是由于业务的原因，企业会碰到需要将一些重要的图文档解密APP软件

后发给协同厂商，企业就对这些机密数据失去了控制。因此，如何确保机密数据在企业外发后依然可以处于安全控制状态，是企业所必需解决的安全管理问题。

协同，最易被忽视的商业机密泄露；加密，可能会形同虚设。

安装了加密软件依然会泄密的方式：

企业内部：因为部分图文档资料需要解密发给协同的上下游厂商，一旦解密，员工就可以使用U盘、发邮件等方式将已经解密的图文档资料转移，造成泄密；

企业外部：由于发给协同的上下游厂商理图文档资料已经解密，图文档资料到他们手里已经不受任何控制，这样就存在巨大的泄密风险。

敏捷科技文件外发管理系统AgileFD是敏捷科技继推出国内首款知识产权保护软件DG(图文档卫士)后, 结合广泛的用户需求，以及自身技术和产品的优势，为更好地帮助企业对外发文件进行有效地安全管理和控制，实现企业间的安全协同，推出的新一款搭档产品。AgileFD既可以与AgileDG系列产品进行集成，也可以作为企业外发文件管理系统单独使用，能够更为广泛的满足用户的多样性需求。

二、系统架构

敏捷科技文件外发管理系统AgileFD基于B/S结构开发，采用web方式进行流程操作。实际部署时只需要进行外发服务器的安装即可，功能操作时只需通过IE浏览器登陆外发服务器，根据用户的权限不同分别进入外发申请、外发审批、外发审计等模块进行工作。

敏捷科技文件外发管理系统AgileFD架构

三、产品功能

1、严格控制外发文件使用期限

根据申请人所提交的授权规则制作可控的外发文件，实现外发文件的控制：

◆时间可控：控制外发文件在协作厂商处的使用时间。一旦超过限定时间，该文件无法正常使用，直接表现为打开即乱码或无法打开。

◆时间可控：控制外发文件在协作厂商处的使用时间。一旦超过限定时间，该文件无法正常使用，直接表现为打开即乱码或无法打开。

◆次数可控：控制外发文件在协作厂商处的打开次数。一旦超过限定次数，该文件无法正常使用，直接表现为打开即乱码或无法打开。

2、严格控制外发文件使用权限

严格控制外发文件在协作厂商处的操作权限：

◆操作可控：任何外发文件只有指定的协作厂商能够对其进行操作，其它协作厂商均无法打开该文件。

◆修改可控：控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行二次编辑。未经授权，文件只能读取不能修改。

◆打印可控：控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行打印，未经授权，客户无法对该文件进行打印操作。

3、灵活自动的审批流程

◆灵活自定义审批流程：可依据企业业务需求，灵活定义流程系统，实现单级审批或者多级审批，同级别审批者可以在特殊情况下相互委托审批。

◆全自动的审批过程：只需定义审批流程，后续的申请、审批、制作等过程都将由系统在后台自动完成，避免了更多人涉及到明文。不仅简化了文件外发过程，而且增强了系统的安全性。

4、层次分明的外发浏览器

可根据用户不同安全级别要求提供三种外发浏览插件：

◆直接安装型：无安全限定，安装即运行；

◆密码确认型：需要输入密码方能运行，口令由授权企业提供；

◆绑定硬件型：安装时生成硬件码，由授权企业根据硬件码下发授权号方能继续安装。该类型浏览器绑定到固定机器上运行，安全级别最高。

5、全程监控的申请记录

◆强大的审计功能可监控所有用户的外发申请记录，并可随时调阅其申请外发的文件与原件加以比对，实现实时校核，杜绝冒名、改名等违规发放行为。

6、丰富兼容的数据接口

◆支持任意格式电子文档（CAD、Office、PDF、JPG等）的外发安全控制。

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