正道文档管理系统

文档管理

系统设计目标与设想
　　当今中国的现行政府机构普遍都是管理型的性质，由此导致服务意识差使得群众办事难、政务不公开现象等诸多弊端。为此引进ISO9001/14001质量环境管理体系认证是我局从管理型政府部门服务型政府转变的重要举措。针对群众的需要和我局服务中存在的问题进行改进，建立服务质量管理体系，同时在建立了这个体系之后，根据反馈的信息进行持续的质量改进以保证服务质量处于最佳状态。基于此目标我们有产生了以下设想：
　　建立一个ISO9001/14001管理系统下的环保局业务办公自动化系统相结合的高效率的计算机信息管理系统，这个信息管理系统是以质量管理体系管理为核心建立的，环保局内部所有和质量环境管理体系处理相关的部门和员工通过这个信息管理平台来完成工作上的协作办公，使得质量环境一体化管理体系真正能和管理工作有效的结合，达到既能有效通过认证，又能达到进一步提升环保局环境管理电子化水平，真正实现电子化政府的目的。

　　

ISO9001/14001管理系统特点
　　节省费用，缩短贯标周期：据专业人事估计，质量管理活动的75%的时间都浪费于纸面的文件工作，利用计算机管理后，系统中所有的质量体系文件都以电子文件的形式存在，这就避免了在文件的草拟、修改、版本更新、发布实施、回收、作废等过程中纸张的大量浪费；同时系统能保证整个认证过程中大家的协同作业，缩短了贯标周期。企业将获得优秀的投资收益比，并提高公司的管理水平。
　　灵活的流程控制和超强的文档管理功能：实现了质量文件流转的自定义流程控制，对质量文件生命周期的各个阶段进行控制管理，记录文件的状态，包括文件的草拟、意见征询、修改、审核、发布实施、版本更新、回收、作废、归档等过程；在整个流程控制中又融进权限控制；对归档后的文件进行案卷管理，检索查阅服务。
　　文件的受控管理功能：质量体系文件中，相当部分是受控文件，系统可以很好解决受控文件版本更新，旧文件收回，作废，还可跟踪各发布到实施部门的文件状态。
　　完善的内审管理功能：在ISO9000质量体系的实施过程中，内审工作是纠正体系运转中不合格的情况并且为持续改进打下坚实的基础。系统可以很全面的支持内审工作的实施，并且及时统计不合项的分布情况。
　　与业务办公自动化系统集成应用：正道ISO9001/ISO14001文件管理系统可集成到办公自动化系统中OA系统

应用，形成一体化的办公环境，这更有利于该项目的监控，且省去切换界面的麻烦，对业务管理系统的数据进行采集以真正形成PDCA持续改进的质量管理体系。 
ISO9001/14001管理系统功能模块组成
　　文件起草：包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量登记表及其他质量文件的草拟、意见征询、草稿修改等功能。
　　文件修改：是指质量手册、程序文件、作业指导书、质量登记表及其他质量文件文件实施后，定期或不定期的修改。
　　文件处理：在此模块中可进行文件的审批、发布实施。
　　文件归档管理：ISO9000文件管理员对文件标引、分类和案卷管理。
　　版本更新：文件经修改后，对已发布文件进行版本更新。
　　文档的查询、借阅：可以按文件名称、起草部门、文件类别、文件编号及版本号选择相应的文件进行文件借阅、查询。 
　　年度内部审核计划及内部审核计划制定及跟踪。
　　编制内部审核检查表：内审员填写审核部门、审核要素、审核调查内容，系统使用当前用户名形成编制人。系统根据以上内容生成内部审核检查表。
　　编制不合格报告：内审员发现不合格项后编制不合格报告，并且可以跟踪不合项的整改及关闭情况。
　　生成内审不合格项目分布表：内审组长可以根据内部审核检查表及内审计划按部门、要素生成不合格项目分布表。
　　编制内部审核报告：内审组长负责编制内部审核报告，系统自动计算内审次数，并显示为第X次内部审核报告，经管理者代表审核批准之后发放。

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