网络办公自动化系统

　在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱，就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作（在这种情况下，如果由于某种人为原因，没有及时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。“网络办公自动化系统”以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
（二）、办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据。
　复合文档型数据不同于传统数据类型。所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式（即所谓“结构化数据”），在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。办公自动化所处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。
　但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，很难将这些数据信息限定长度和格式（如果是那样的话必然是以降低系统的功能为代价）；而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如Ms Office以及机关其他业务信息系统（如MIS与数据挖掘系统）、Web资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件等）。这些区别于传统数据类型的信息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
　对“复合文档数据”或“对象数据”的表示和存储管理是数据库技术领域的新领域。一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理就有“削足适履”之感，并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。
　更重要的是，用户在使用办公自动化系统（或文档处理系统）时，对信息的处理方式是不同于他们在使用主要是处理传统数据类型的应用系统时的。例如，用户在使用办公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型系统时输入一些选择条件如范围、大小等等，从而获得查询结果外，还需要有“全文检索”的查询方式，因为用户往往很难明确给出对文档（特别是文档内容）的查询条件，只能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式还包括信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。
　当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可缺少的。虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。因此，必须针对办公自动化的具体需求，必要时需要集成关系数据库，充分发挥各自的长处，提供最终用户完整高效的数据存储和处理能力。
　一言以蔽之，办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
　从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的工作站上进行处理。

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