东华档案数字化管理

概述

随着企业信息化的不断完善，档案数字化管理的解决方案已逐步应用到各个领域。档案数字化是将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息通过计算机技术转换为数字化的信息。完成档案信息化的基础建设，这些信息通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现真正的资源共享。如何做好档案数字化处理已经是企业岌待解决的问题。

目前，急需档案数字化处理的企业面临的主要问题是：历史档案数量庞大，档案类型复杂多样。这些特点决定了档案的数字化工作需要专业的扫描服务人员、合理的人员配置和规范高效的项目管理机制。

在多年的发展过程中，东华为了满足不同用户对档案数字化的处理需求，降低项目一次性投入成本和实施风险，提高生产效率，公司配备了数十台性能卓越的档案采集录入设备、组建了一支工作认真、经验丰富的专业档案扫描加工服务队伍，能够为用户提供从档案整理、扫描加工、编目到装订入库等一揽子上门服务方案，日处理量可高达数十万页。专业化的生产队伍、性能卓越的录入设备、规范高效的项目管理为用户提供了一套贴心、省心、放心的全外包、“交钥匙”工程。

东华拥有自身的数字化加工工厂，可向用户提供档案资料的扫描服务，同时也可培养用户的扫描队伍，掌握扫描工具，形成用户自身的数字化加工队伍。我们提供的服务有：档案整理、文档扫描、历史数据转换、综合档案数字化工程及后续维护与加工服务。

扫描加工服务的模式

根据各行业档案资料的情况以及其他成功项目的经验，扫描加工设置了档案出库、档案运输（可选）、档案接收、档案拆分整理、档案扫描、档案影像拆分、档案索引著录/质检、档案审核、差错及特殊情况处理、数据导出/刻盘、档案装订、档案归还、数据交付等十余个工序。在实施过程中，可以根据客户的具体情况进行动态的流程优化。

所需硬件设备

高速文档扫描仪、大幅面工程扫描仪、平板扫描仪、数码相机、数码摄像机、非线性编辑设备、PC服务器、PC机、磁带机、磁盘阵列、条码识别器、光盘刻录机等等。

扫描服务平台：影像设备“软插槽”实现多种扫描设备统一管理。

索引录入：对索引数据进行归档录入操作，支持OCR自动识别。

审核发布：档案资料信息审核，未通过的进行信息反馈。

归档服务：索引数据和档案影像数据的电子档案库归档接口。

光盘刻录：可以实现对归档数据的光盘刻录操作，实现数据的安全备份。

图像处理：对进行归档操作的数字化档案信息进行图像处理操作。

单盘查询：对刻录的光盘进行电子档案数据查询。

修改模块：未审核通过的索引数据进行修改操作。

统计报表：可以对工作量等进行报表统计。

系统管理：对系统配置参数进行灵活设定。

信息反馈：流程环节间通信。

解决方案特点

1.科学流程定制和管理制度

通过多年各行业档案扫描服务经验的总结，专业影像扫描方案包含科学的工作流程定义和严格的管理制度。

两种扫描流程：

集中扫描（部门收集、统一整理、集中扫描、索引录入、实物归档）

分散扫描（部门收集整理、独立扫描、远程索引录入、分布实物归档）

客户可以根据自身的特点实现独立部门的单独档案归档，也可以进行档案资料的集中统一扫描。

管理制度：

主要由人员管理制度、场地管理制度、流程管理制度、质量保障制度、设备管理制度和数据安全管理制度组成。通过严格明确的制度化管理，可以有效保障扫描人员的工作规范性和科学性，杜绝出现意外操作的各种可能，同时对突发情况有相应的可预见意外处理方案，保证在突发情况下的风险损失降至最低。

2.专业扫描团队

专业影像扫描方案组建的扫描团队成员均多年参与影像扫描工作，熟悉相关工作流程和管理制度，在熟练程度和工作技巧方面是非常出色的。成熟的团队综合科学的工作流程，能够保证海量档案历史数据在尽可能短的时间内保质保量的完成任务。

3.专业影像扫描设备

专业化的影像扫描设备是历史档案数字化处理的基础，是决定档案扫描效率和质量的基础因素。东华与扫描仪厂商（柯达、贝灵巧、佳能等）建立了长期的战略合作伙伴关系和优惠的价格策略，能为专业影像扫描方案提供多种设备供应方式。租借方式可以有效降低客户成本投入，对于专业宽幅扫描仪使用频度相对不高，而设备价格昂贵，可以通过租借方式使用。对于通用型A4等篇幅档案扫描设备可以根据历史档案资料的数据量灵活购买，实现档案录入工作的最高效率和设备饱和工作。

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