EnableDoc文档管理系统
2019-03-24 13:39:40 来源：沈阳软件公司 作者：沈阳软件开发
挑战三：查找所需文档
首先，我们经常不清楚需要的文档在组织内哪个员工的电脑中，即便在自己的电脑中查找相应的文档也是一件效率极低的工作，检索到真正所需文档所在的位置可能需要花费较多的时间，即便通过Windows提供的文件搜索的功能，从海量的文件中按照标题等简单条件查找到你可能只记得部分内容的文档，这是一件挑战脑力极限的工作。
挑战四：文档版本管理
因为某种需要，有些文档经常会被不断地修订，导致文档存在多个有差异的版本，在多数情形下，老版本的文档并非没有利用价值，但当用户使用新版本覆盖旧版本保存时，再想查找原有文档中某一段特定内容时，将不再有这种可能。文档的版本繁多，不仅导致文档难以整合和统一管理，并且在关键的事务中，使用错误的文档版本，将导致无法挽回的工作失误。
挑战五：文档安全保障
由于大量有价值的文档分散储存在员工的个人电脑中，使得他们处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、因为权限不明导致文档被恶意删除或者误删除、机密文档被无关人员所查阅、被离职的员工所窃取等情形屡屡发生，常年累月形成的智力资产不仅不被增值，并且会有减值的威胁。
挑战六：文档分类整理
即便员工个人有非常良好的对于文件目录的规划能力，但基于Windows目录的文档存储结构仍然无法有效地对文档进行分类和整理，这是因为Windows提供树状的目录和文件组织结构，虽然从系统层面易于实现对于文件的新建、修改、删除、迁移和定位操作，但对于分类整理所需要的网状结构就并不擅长。在网状结构中，单一文档可能归属于多个文档分类，而同一个文档分类下可能又包含多个单一文档。在合理的文档分类体系上，单一文档可从多个不同的视角快速查找获得。比如同一份商务合同文本，可从购销合同、销售人员姓名、客户名称、客户所在的地域、销售的产品名称、销售额所在的区间等多个视角自海量的文档库中快速定位查找。
挑战七：文档相互关联
在绝大多数情形下，文档都不是孤立的，即多个文档之间可能存在关联关系，这种关联关系可能是某一份文档是另一份文档的附件文档，另一种可能是某一份文档是另一份文档的说明文档，在现有的文档管理体系下，尚难找到妥当的方法用以描述这样的关联关系，并且利用这样的关联关系，从一份文档出发，可快速查阅到其关联的其他文档。
挑战八：文档协作共享
单份文档在多数情形下都是多个人同时使用，甚至可能同时在编写和修订，随着文档的多次被更新，你发给我，我再发给你的情况多次发生，文档一次次传递，经手的人越多，过程越漫长，出错的几率就越高。因为所有协作的过程并未在统一的体系下得到监控，也尚未有文档详细的操作记录，错误的责任自然比较容易相互推诿，团队合作的效率较易在争吵中浪费。
解决方案：文件服务器
并非只有我们观察到传统文档管理存在的问题，这些问题也并非今天才存在。正是这样，很多有先见之明的单位通过在内部构建文件服务器的方法来解决文件集中储存和文件分享的问题。使用文件服务器，使得原来分散的各自独立的文档储存方法，利用服务器上的磁盘空间集中存储、管理和共享文档变成了可能。原来需要在各自计算机之间来回传送的文件，只需要在文件服务器中查找，或者通过服务器来完成文件的交换。
文件服务器作为一个基本的带有简单安全控制的文档管理解决手段，它虽然帮助用户解决了原有文档管理中面临的部分问题，但它的缺陷也是显而易见的：
其一，查找所需文档仍然很麻烦，当文档都集中在文件服务器中储存，导致服务器中的文档数目和容量更加巨大，目录和文档结构更为复杂，在这样的环境中，检索到所需文档的位置将更加困难；
其二，文件服务器提供了简单的文档安全保障措施，但这些措施设置起来相对复杂，要构建一个完整的文档安控体系，可供配置的权限类型以及权限组合较为有限；
其三，文档版本管理问题、文档的分类整理与文档之间的相互关联关系定义，这些文档管理中的几个核心问题，并未得到任何改善；
其四，一旦文件服务器系统崩溃，重新构建的工作将非常繁重；
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