电子档案查询系统

档案管理

第一章  需求分析

电子档案查询系统是通过计算机技术处理声音、图像、视频、文字、动画等信息，并在这些信息间建立一定的逻辑关系，使之成为能交互地进行信息存取和输出的集成系统。换而言之，它能综合信息发布者的意愿和接受者对信息的需求及接受习惯，对信息进行收集、加工、整合并双向式传播。触摸屏系统是一种生动、细腻且深入介绍的好方法，更可替代人工，符合简便经济高效的原则。

现在部分的设计院还是采用传统的方式进行存储，或将底图扫描成图片文件进行单一的存储，这造成存储不安全、查阅不方便、数据不共享等问题。建立电子档案查询系统，可以将现在存在的电子档案及目录装在到数据库中，实现电子档案的共享。这样，设计院内部用户可以方便查询图纸；各单位用户也可以查询与之相关的档案信息。

第二章  优势分析

设计行业实行设计质量终身制，需要对已发图纸进行长期保存。传统的底图保存方式会占用大量的库房，管理不便，档案电子化可以节约大量的库房和人力资源，提高档案的检索效率。而且，电子档案查询系统可以满足设计人员及集团各单位对电子档案查询的及时性、实时性、交互性要求。主要优势可以归纳为一下四点：

   1）提高档案的查询率和查准率；

   2）提高设计图纸的复用率；

   3）提高数据安全性；

   4）提高历史资料存储便捷性，最终提升为集团所属单位服务的一站式解决方案。

第三章  系统介绍

电子档案查询系统由系统管理和电子档案查询两大部分组成。系统管理是电子档案查询系统录入项目信息、注册人员和分配系统权限的平台；电子档案查询是本系统的核心，档案管理员在该模块中按照分类，分别录入施工资料和竣工资料的详细信息和图纸。然后，用户就可以在这个模块中实现对已录入信息的电子档案库进行搜索和查询，另外，所有已注册的人员可以对这些图纸和资料进行借阅，借阅通过审核后，即可看到借阅的电子图纸或蓝图。

其中，电子档案的管理范围主要为集团工程项目和设计院对外设计项目中具有保存价值的电子形态的档案资料。电子档案的表现形式主要为电子图像文件（即文字档案、硫酸纸底图和蓝图经扫描处理形成的电子文件）。

    具体包括：

    1）归档的电子档案（基建和设备类的竣工资料、院部有关档案等）；

    2）暂存的技术资料（在建工程的基建、设备图纸资料等）；

    3）发给客户的发图信息；

第四章  界面展示

一、登录界面

在使用该系统时，必须先登陆才能进入电子档案查询模块，普通权限人员只能查询资料和借阅图纸，而超级读者、档案管理员则可以进入系统管理，或者新建资料、进行删除操作等。该系统的登陆界面如图所示：

 

使用触摸屏查询系统将提供触摸屏浏览导航工具栏，提供前进、后退、刷新、停止、首页、页面滚动等导航按钮，方便用户任意的前进后退浏览网页，操作简单明了、一目了然，使得用户快速查询相关信息，提高电子档案查询的整体效率。如图所示：

 

二、电子档案查询界面

本系统能够清晰的展现出各个项目资料，并提供快速检索功能，实现电子档案的快速查询。解决目前信息孤岛以及目录与电子档案分离的问题，实现电子档案共享，目录与附件一体化。

电子档案查询是本系统的核心，在该模块软件公司

中可以查询到该系统中的所有电子档案，同时可以录入施工资料和竣工资料，并可借阅这些图纸资料。该模块中的录入权限是分配给档案管理员的，删除权限是分配给档案管理员和超级读者的，所有人员登陆后都有借阅图纸和资料的权限。

进入电子档案查询系统时，显示的是系统中的所有施工资料，如下图所示：

 

在上图中，①所在区域是电子档案查询系统的大纲，按照项目类别分层显示，项目类别下是项目名称；②所在区域，是刚进入这个模块的时候显示的是系统中所有的施工图信息，点击左边大纲后，显示的是大纲对应的信息。

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