文件管理系统

文档管理

何谓文件管理系统
　　每一间公司都有重要的文件沈阳小程序制作

要管理，这些数位化的电子档案文件要怎么有效的管理，其实是大大影响到公司的经营效率与未来的发展的。
　　有文件管理概念的公司，就知道怎么样选择一个适合自己公司的文件管理系统。
　　大部份初次听到文件管理的公司，可能不知道什么是文件管理，文件管理又有什么用。讲电子邮件可能很多人的公司用了，讲网路硬碟也不少公司都有类似网路芳邻的系统导入了。“文件管理”？不知道，也不知这个能干嘛？用网路芳邻之类的网路硬碟不就够了吗？
文件管理，是指将组织(公司、企业、各种单位)的电子文件做一个有效的管理。

因此，我们可以说，文件管理是控制组织中文件的生命周期，从文件的出生到死亡的管理。专业一点的讲法，是指从文件的建立、发布、检阅的安全设定、稽核、版本控管，以及最后处置或保存的方式。
　　设计完善的文件管理系统有助于轻松寻找与共用。使文件标准化；提升组织在知识上的管理。
　　随着资讯安全的意识崛起，再加上堆积如山的文件越来越多，如何很方便地找到需要的文件，确定参与成员所拿到的都是同一份最新的文件，并且要确保是机密的文件不会外流，成为企业最重视的需求之一了。

文件管理的效用  

纸本资料保存超快速，可结合多功能事务机批次上传。  影像文件也可搜寻。  员工不会再误用错误版本，确保取得一定是最新文件。  寻找文件更容易，可全文检索、支援多种档案格式。  让文件调阅更安全，提供浮水印、限制阅读时间、密码开启、禁止列印、无权限者不可阅读原始档等。  简化调阅工作，整合线上签核引擎，文件安全性比纸本更有保障。  重要文件与合约不外流 。可设定取出时均需审核。